Domande frequenti dei ristoratori sull'assistente AI per le prenotazioni

Le spiegazioni che trovi qui sotto sono esattamente quelle che condivido a voce durante i primi incontri. Se un dato non è ancora verificato sul campo, lo dichiaro apertamente senza girarci intorno.

L'assistente sostituisce il mio personale?

Assolutamente no. Subentra unicamente al posto della cornetta che squilla a vuoto quando il personale è impegnato nel servizio di sala. Quando serve una persona (un reclamo, un gruppo numeroso, un'allergia grave) raccoglie nome, telefono e motivo e avvisa chi deve richiamare.

I clienti si accorgono che parlano con una macchina?

Sì, ed è fondamentale che sia così: la battuta d'apertura chiarisce subito che si dialoga con una voce sintetica. Non imposto mai il sistema per fingere che sia un essere umano.

Come funziona la deviazione del telefono?

Il numero del locale resta quello di sempre. Si imposta una deviazione che scatta quando la linea è occupata, dopo qualche squillo senza risposta o a locale chiuso. Negli altri momenti il telefono suona in sala come prima.

Dove finiscono le prenotazioni?

Nella nostra architettura collaudata, le prenotazioni confluiscono direttamente su Google Calendar, complete di nominativo, coperti, tavolo assegnato e note operative (per esempio «ospite celiaco»). Se usi un gestionale diverso lo valuto caso per caso: non prometto un'integrazione che non ho ancora provato con quel programma.

Se due persone chiamano nello stesso momento per lo stesso tavolo?

Nel momento in cui individua disponibilità, il sistema applica un blocco temporaneo di qualche minuto mentre l'interlocutore finalizza la scelta. Chi chiama dopo lo vede già occupato e riceve un'alternativa. La durata del blocco si decide insieme.

E se il tavolo non c'è?

L'assistente non inventa nulla: interroga in tempo reale l'agenda e la mappa della sala. Se non c'è posto propone un altro orario oppure mette il cliente in lista d'attesa. Se qualcuno disdice, lo staff riceve un avviso con nome e telefono di chi aspettava.

Cosa succede con le allergie e la celiachia?

Il centralino registra puntualmente l'indicazione nella comanda e si astiene dal formulare rassicurazioni che la cucina non possa garantire al cento per cento. Per quello che il tuo locale può davvero garantire ci accordiamo prima, per iscritto, e l'assistente si limita a quello.

Cosa non fa mai da solo?

Non prende decisioni su contestazioni accese, comitive numerose, banchetti articolati o intolleranze critiche: in questi frangenti cede immediatamente il passo allo staff. Non decide prezzi né condizioni.

Può sbagliare?

Sì. Per questo lo provo prima in modo sistematico, con casi difficili, e poi lo accendo gradualmente. Nel locale di prova che ho costruito ho registrato e corretto 44 errori durante il collaudo. In un locale vero ne troveremo altri: li correggo.

Chi è il titolare dei dati dei clienti?

Tu. Calendario, fogli e caselle email sono nei tuoi account. I fornitori della tecnologia trattano i dati per tuo conto e vanno indicati nell'informativa. Per l'informativa e per la registrazione delle chiamate serve il tuo consulente privacy: io rendo applicabile quello che decidi.

Registrate le chiamate?

Solo se lo decidi tu. Se le registri, i clienti devono essere informati e la conservazione ha un limite.

E WhatsApp?

Ci appoggiamo esclusivamente all'infrastruttura ufficiale Meta Cloud API, escludendo emulatori web non autorizzati. È un modulo la cui architettura è definita e in fase di perfezionamento: lo diciamo con totale trasparenza. Il centralino telefonico invece è già costruito e provato nel locale di prova.

Quanto costa?

Non esiste un listino preconfezionato: le spese vive di infrastruttura vengono fatturate direttamente dai provider tecnologici a consumo effettivo, senza alcun ricarico da parte mia. Per una telefonata di prenotazione di due minuti, le fonti che ho letto indicano da circa 0,14 a 0,62 dollari, telefonia a parte; sono dati di terzi e vanno riconfermati sui listini. Il mio compenso lo definiamo dopo aver capito cosa ti serve.

Quanto tempo serve per partire?

Dipende da quanto è chiara la tua sala: tavoli, turni, regole. Te lo dico dopo il primo incontro, non prima.

Se smetto di lavorare con te?

Il sistema è nei tuoi account e continua a funzionare. Ti lascio la documentazione.

Lavori solo a Milano?

Il programma pilota è a Milano e in Lombardia, perché voglio essere presente nel locale per il collaudo.

Come ti contatto?

Scrivimi due righe: nome del locale, zona e quanto è grave il problema del telefono.