Negli articoli precedenti ho illustrato i principi e l'architettura del sistema; qui spiego nel dettaglio come si lavora nella pratica, dal primo colloquio fino alla messa in produzione sul campo a Milano.

Metto subito le carte in tavola con la massima trasparenza: il sistema è stato progettato e affinato in un ambiente di test intensivo e ora cerchiamo le prime realtà operative per il debutto definitivo sul territorio. Per questo propongo un programma pilota a un numero ristretto di locali a Milano e in Lombardia: voglio costruire i primi casi reali, con chi accetta di collaborare, e in cambio offro condizioni agevolate e molta attenzione.

A chi è adatto

Un locale con una buona quantità di prenotazioni telefoniche, momenti in cui il telefono squilla senza che nessuno possa rispondere, e la voglia di provare qualcosa di nuovo con gli occhi aperti. Trattorie, ristoranti di fascia media e alta, pizzerie ad alto volume, cocktail bar, locali che fanno eventi.

Il programma non è indicato per chi riceve raramente telefonate, per chi non ha collaboratori disposti a gestire le eccezioni o per chi cerca scorciatoie preconfezionate da dimenticare una volta accese.

I passaggi

1. Una conversazione, senza impegno. Mi racconti come va il telefono, quando squilla a vuoto, cosa succede nei weekend. Guardiamo insieme il numero delle chiamate perse (capitolo 1) e decidiamo se ha senso andare avanti. Se non ha senso, te lo dico.

2. L'analisi della sala. Passo del tempo nel locale o ci sentiamo con il maître. Raccolgo le informazioni di cui ho parlato nel capitolo 4: tavoli, turni, picchi, bambini e animali, allergeni. È la fase che decide la qualità del risultato.

3. La configurazione. Preparo il sistema sugli account del ristorante: calendario, fogli con le regole, assistente vocale, avvisi per lo staff. Niente software installato da me e legato a me.

4. Il collaudo. Prove sistematiche e poi prova dal vivo, in sala, con il tuo staff che fa il cliente difficile (capitolo 19). Si corregge finché non regge.

5. L'avvio graduale. Si accende la deviazione solo in alcune condizioni, per esempio quando la linea è occupata o il locale è chiuso. Guardo le prime telefonate vere, ascolto le registrazioni se hai scelto di tenerle, correggo.

6. Formazione e affiancamento. Il personale impara cosa fa l'assistente, cosa non fa e come leggere le prenotazioni e gli avvisi. Nelle prime settimane ci sono controlli regolari.

7. Misura. Dopo uno o due mesi guardiamo i numeri: telefonate gestite, prenotazioni registrate, casi passati a una persona, errori. Decidiamo se continuare, cambiare o fermarci.

Cosa ottieni

Cosa chiedo io

Cosa non prometto

Non prometto una percentuale di prenotazioni in più o di disdette in meno. Posso prometterti un metodo ordinato, un sistema collaudato con attenzione e la disponibilità a fermarci se i numeri non reggono.

Come contattarmi

Scrivimi due righe: il nome del locale, la zona e quanto è grave il problema del telefono. Ti rispondo io, di persona.

Note e fonti

Contatti

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Non vendo software preconfezionati né licenze chiuse. Analizziamo insieme i numeri e i tavoli del tuo locale a Milano per costruire un sistema di proprietà.

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